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実体験から学校事務の仕事の大枠を詳しく紹介!!~よりリアルな仕事内容を知るならこちら!!~

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前の記事で、書いた、「学校事務」の仕事について、具体的に、紹介していきます。

 

学校事務は窓口対応や書類の受付など、普通の人が想像しているような仕事もありますが、意外にも、学校マネジメントを支える仕事が大半を占めています。

 

通常、学校事務の職場となる各学校では、複数の事務職員が勤務しています。学校の規模が大きくなればなるほど職員数も増え、給与担当、人事担当といったように、業務窓口も細かく分けられています。

 

これらの業務を事務室内にいる職員で分担を分けて、それぞれが担当分野の業務を処理していきます。学校事務の仕事の一番の特徴としては、それぞれの分担が独立しているため、チームで、つながりのある仕事を、ワークシェアして行っていくことが、難しいことです。いわゆる一人分担という感じで、一人で一つの業務を完結させることが多いです。これは、プラスに考えれば、自分一人で、自分の分担を、自分のやり方で、自由に処理できるので、一つの業務を自分色に仕上げていくことができます。

 

しかし、裏を返せば、失敗すれば、周りの人でフォローすることが難しいことがあります。ミスをすれば、自分自身に重い負担がのしかかることもあります。意外と、リスクもありながら、自分のやり方で、仕事を進めることができるため、自分自身の努力がコミットされて返ってくると言えます。それを楽しめる人にとっては、やりがいを感じることができると思います。

 

ただ、小さな学校であれば学校事務として一人のみが配置され、幅広く業務を担当する

ことも珍しくありません。

 

それでは、これら業務の大枠を見ていきましょう。

 

目次)

 

 

 

 

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1.人事

職員の採用に関する事務です。基本的な仕組みとしては、おおもとの自治体に教育委員会が設置されており、教育委員会が各学校を所管しているのが、通常ですので、正規職員の採用等は基本的に、教育委員会で一括して行っているので、学校独自で人員を自由に採用し、人員計画を立てたりするようなことはありません。ですが、学校の教員には、正規職員以外に、時間講師、非常勤教員、臨時的な任用の教員など、いろいろな任用形態の方がいるので、そういう方々の、任用事務を処理することが主な内容です。

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2.庶務

職員の給与計算、手当の支給、福利厚生、服務管理などを行います。給与計算といっても、上記で説明したように、上に教育委員会がいますので、正規職員が毎月もらう給料の計算を行い、支給するような事務は教育委員会で一括して、システムにて行うことがほとんどです。ただ、細かな学校独自でしか把握できないような実績に基づいて支払われる手当などは、学校で管理して、支払います。福利厚生に関しても、職員が希望するサービスを取りまとめて、共済組合や福利厚生事業団などに、繋ぐような仕事も学校で行います。服務に関しても、きちんと出勤の打刻・押印をしているかなど細かな規律維持のための事務も処理します。

 

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3.経理

教育委員会への予算の申請、学校で執行する予算の作成・執行などを行います。予算の作成にあたっては、学校内で教員から聞き取り行い、ニーズ調査を行ったりするなど、事務処理能力だけでなく、コミュニケーション能力・調整能力が必要です。予算の執行に当たっては、業者などを選定し、発注を行い、履行を確認したのち、支払いを行うなど、一連の契約を完結させる事務処理を行います。また、学校内での備品の在庫管理を行い、必要備品の不足がないように、定期的に調達したり、学校内の突発的な資金需要にこたえるよう、様々な準備を行うなど、学校内の状況を適切に把握できる能力が必要になります。なので、ベテラン職員が担当することが多いです。

 

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4.施設管理

 学校の施設の維持・管理を行います。学校には様々な施設があり、特に、工業・農業系など、専門校的な要素がある学校は、施設が多く、敷地も広大であるため、業務量が増える傾向にあります。一番多い案件は、修理関係の仕事で、建物内の天井や壁、床の傷み、扉、窓ガラス破損、建物外では外壁、自転車置場等の塗装、屋根漏水等があれば、補修や改修工事を行なうため、修理業者の手配を行います。また電気、電話、浄化槽、消防等の各種設備の維持点検は業者委託で管理していますので、その業者との契約・現場での調整などを行います。事務職員の中には仕事の必要上から、各種資格を取った方もいらっしゃいました。

 

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5.企画・広報

 学校説明会や入学試験の準備、新入生の入学手続き、学校のグラウンドなどの施設開放、学校で開く公開講座など、同じ職場に勤務する教職員たちと連携を図りながら、外部の方向けのイベントを企画・調整していきます。広報に関しては、上記のイベントを地域住民へ告知するための、チラシを作成したり、HPを作成・更新し、学校の情報を積極的に発信していきます。地域住民との交流や、地域との絆の創設も担う学校にとっては、必ず必要な業務であり、公立学校としての使命を実現するためにいろいろな取り組みを行います。

 

 

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6.学事

学校では、修学旅行にいったり、給食を食べたりと、生徒がイベントに参加するためにお金がかかります。そのためのお金を学校の責任で生徒の保護者などから集めます。これを「学校徴収金」と言います。これらの事務処理を担当します。また、卒業証明書、在学証明書など、各種証明書の発行、授業料の徴収・管理なども行います。給食のある学校の場合は給食会計を運営し、給食費の徴収などを責任を持って行います。また、最近は高等学校等就学支援金といわれる新制度が始まりました。新制度では、国公私立問わず、高校等の授業料の支援として「市町村 民税所得割額」が30万4,200円(年収910万円程度)未満の世帯に「就学支援金」が支給されます。要は、所得の低い世帯は授業料が免除される仕組みなのですが、これらの受給資格を審査するのも学事の仕事です。東京都などではほかにも、独自の制度を設けているため、その審査に割かれる時間は増えるので、地域によっては負担が増えることも考えられると思います。これらの事務を総合して、「学事」と呼んでいます。

 

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7.学校事務に求められるスキル

学校運営に裏方として携わる学校事務は、学生や教職員とコミュニケーションをとる機会が多くあります。

そのため、コツコツと確実に仕事をこなす能力に加え、人と上手に接しながら物事を進めていく力が求められます。

また、学校事務は学校の窓口としての役割も担っており、来客者へのマナーや気配りなども身に付けておく必要があります。

この仕事では特別な資格等は求められないケースが大半ですが、経験によってスキルアップできる部分が大きく、ベテランになれば予算配当など学校の支出に関わる重要な仕事を任されるようにもなります。

「事務」という名称がついている職業ではありますが、単純なオフィスワークとも異なります。

教育現場で働く一員であるという責任感を持ち、学校をしっかりと運営していく姿勢が求められます。

 

今日は以上です。ありがとうございました!!

 

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学校事務の仕事について紹介!!~地味に見えて意外とやりがいのある学校事務と呼ばれる仕事!!

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地方自治体で勤務していた時に、公立学校に配属されて、業務を行っていたこともあったので、その時の仕事を紹介します!その時に配属されたのは、某高校でした。

 

高校で働いている人といえば、一番に思い浮かぶのは、教師だと思いますが、実は教師以外の人も学校では、働いています。教員は、生徒・児童を教育・指導します。学校の一番の目的は、教育活動ですが、その活動を継続的に続けるには、教員だけの力では絶対に出来ません。教員が集中して、教育活動を行えるように、学校をマネジメントする人が必ず必要です。学校もいわば一つの会社のようなものですから、自立して、経営を行っていかなければ、継続して運営していけません。

 

学校運営に携わり、縁の下の力持ち的な存在になるのが、これから紹介する仕事になります。ご存知の方もおられると思いますが、「学校事務」と呼ばれる仕事です。

 

学校事務は、地域によっては、独自の採用をしているところもありますが、大半は、地方自治体に採用された行政職員が、配属の一部として赴任して、業務を行うことが多いです。

 

主に、学校の窓口の中にある事務室の中で執務しているので、高校に通ったことがある人は一度は見たことがあると思いますし、イメージがつくかと思います。

小学校・中学校・高校はだいたい業務の大枠は同じですが、大学などは、業務内容が、さらに幅広くなります。これから紹介するのは、前者になります。

 

 

実際、学校事務に対してのイメージはどのようなものが多いでしょうか??
・窓口にいる人ってパッとしない、暗い人が多かったような・・・・
・黙々とパソコンに向かって事務をしている・・・・
・生徒からも事務室にいた人が誰なんて絶対に認識されていない・・・・・・
・先生から頼まれた雑用をこなしている・・・・・

こんな感じでイメージしている人が多いと思いますし、私もそのように考えていました。


マネジメントには関わらずに地味な仕事が多いんじゃないかと想像していました。なので、自治体で仕事するにあたっては、一番配属されたくない業務の一つでした。

 

ですが、実際に配属されて、仕事をしてみると、イメージと業務は結構違っている部分も多くありました。もちろん地味な仕事もありますが、上述したように、学校のマネジメントに関わる大事な業務も多くあり、教育活動を組織的に継続していく上で、様々なことを実践しながら、学校の在り方を変えることもできるような職場でもありました。

 

また、公務員組織、特に、地方公務員として、働く人にとっては、必須の事務処理や調整能力を一通り身に着けることができる職場だと思います。向き合い方を変えることで、自分自身の能力を飛躍的に高めることができるので、侮れない仕事だと、今では感じています。

 

では、具体的にどんな仕事があるのかは、次の記事で書きます。

 

ありがとうございました!!

 

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公務員が行う総務・庶務の仕事はどんなもの??具体的に解説!!

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 前の記事では、公務員組織においては、総務・庶務の仕事を通して身に付ける事務処理能力・調整能力を高めることが組織でのプレゼンスを高めるために必須だという記事を書きました。

では、官公庁における「総務・庶務」の仕事には具体的にどんなものがあるのでしょうか??

民間企業と同様、公務員組織においても、民間でいう本社、支社、事業所などがあり、一般の人が想像するよりも幅広く勤務地が変わります。民間でいう本社は本省・本庁・市役所・町役場、支社は、〇〇管理事務所、都道府県税事務所、事業所はそれよりも小さい単位の職場になります。定年まで勤めあげれば、おそらく、大体の人がすべての場所を経験することになるでしょう。

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1.本省・本庁における総務・庶務

 こちらは事業規模の大きな総務・庶務になります。

大きく分けると4つあります。

(1)財務

(2)人事

(3)渉外・調整

(4)文書

 これらは、公務員組織が存続するうえで、一番重要な根幹となる部分と言えます。一つずつ見ていきましょう。

(1) 財務

財務といってもいろいろあります。枝分かれさせると、

(ⅰ)予算・決算

(ⅱ)会計

(ⅲ)契約

が、大枠です。

(ⅰ)予算・決算についてです。

予算は、簡単に言えば、行政側がこれまでの蓄積してきたノウハウや知識をフル稼働させて、住民ニーズに合うサービスを考え、計画し、その計画にいくらお金がかかるのか、どのように税金を使うのかをまとめたものです。その予算案は議会にて承認され、執行されるというのが大きな流れです。

決算は、どのようにお金が使われたのか、きちんと精査して、このような結果となりましたと、議会へ報告するためのものです。

この予算・決算というのはどの組織においても重要で、組織の存続にかかわるものであるので、非常に重要な業務といえます。

では、具体的にはどのような業務を行うのでしょうか??

本省・本庁においては、自らの部署で企画している予算案の執行はもちろんのこと、他の外部機関(事業所や事務所などの出先機関)が執行しているものも管理することが必要になります。だいたいの出先機関は、本省・本庁から、予算の配布を受け、執行するというのが、基本的な形なので、どのようなことに予算が必要なのか、年度当初に出先機関から要望を取りまとめたうえで、その案が妥当かどうか、判断し、予算を付けます。その後、執行過程の管理、決算においては、自らの部署で抱えている出先機関の情報を取りまとめる作業が必要になります。これら作業は組織の規模が大きいほど大変になります。

(ⅱ)会計

会計は、実際に予算を執行する際に、支払う内容の妥当性や、書類に不備がないか確認したり、組織が採用している財務会計システムの管理をしたりする門番的な立ち位置です。公務員組織独特のルールについて深い知識が必要になります。会計について、どんな仕事があるのか、地方公共団体を例にとってみてみましょう!

地方公共団体の行う予算の支出等については、地方自治法により厳格に定められています。

〇支出負担行為を行わなければ予算の支出はできません。(地方自治法 第232条の3)

〇予算計上されていないもの、法令に違反するものの支出はできません。債務履行の確認がされていないものの支出はできません。(地方自治法 第232条の4)

〇債権者のためでなければ支出をすることはできません。(地方自治法 第232条の5)

よくわからない言葉が出てきておりますが、支出の「意思決定」をすることが、「支出負担行為」であると考えると解りやすいです。

以下のような流れをイメージしてみてください。

予算案

↓ ←議決(可決)

予算(の成立)



予算の配当、配付、令達←各部・課・所・館・学校などに予算が割り当てられます。



支出負担行為(契約、交付・給付の決定など)



支出命令



支払(執行)

会計はこの一連の流れが、適正に行われているか、膨大な案件数の書類を確認して、適切に行われている案件を執行し、不備があれば突き返し、という作業を行います。

(ⅲ)契約

これも、公務員組織においては必須の知識になります。契約は、予算を執行する際には必ず相手方と何かしらの契約を結ぶことになります。公務員組織における契約の概念はどのようなものでしょうか??

契約とは、私法上の法律効果を発生させる私法上の契約と公法上の法律効果を発生させる公法上の契約があります。

公務員組織においては公法上の契約だろうと思われがちですが、基本的には公務員も、「契約」と称しているのは、売買・賃借・請負等の私法上の債権契約を意味しています。

基本的に契約は自由ですので、締結・相手選定・内容・方式は問いません。つまり、口約束でも書類等でもOKなのですが、総務・庶務関係として扱うものはほとんどが書類を作成して行うものになります。契約担当者個人の利益のために契約の締結をするのではなく、公益を目的に行うものであるため、主観によって自由に行うべきではありません。公正性、経済効果の確保、市内産業の育成、中小企業の育成などを念頭において、行うなど、いろいろ考えるべきことがたくさんあります。特に物品購入契約にあたっては業者の受注機会を確保するため、次の点に留意し契約事務を進めます。

① 極力、自治体内業者が取り扱える品物を選定します。

② 自治体内業者で取り扱える品物は自治体内業者に発注します。

③ 下見積は自治体内業者から徴取します(メーカーからは見積書を徴取しません)。

④ 見積合わせは、自治体内業者同士で行います。

契約の種類についても、いろいろあります。

総価契約と単価契約と概算契約

① 総価契約:単価・数量及び契約金額(総価額)が確定されたうえで行う契約。地方公共団体の契約は総価契約が原則。

② 単価契約:内容または性質上その数量を確定できない場合に、その規格及び単位あたりの価格だけを決定する契約。例外的な契約。

③ 概算契約:概算数量(金額)で契約し、数量確定後、清算することを前提にした契約。

これら、契約について、様々な事例に対して、その場で適切な契約方法を選択して、契約事務を行っていきます。これらの作業は予算の執行を実感しながら、こなせるので、契約事務は公務員組織の中においても、必須の知識である上に、やっていて楽しくなる事務のひとつではないかなと思います。

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(2) 人事

人事の仕事は大きく5つに分類できます。

(ⅰ)人事企画

組織内での目標を達成するために、適切な部門構成や人員配置、採用計画を練ります。職員が能力を最大限に発揮するための仕組みづくりです。

(ⅱ)採用関連

採用計画に基づいて、必要な人員を採用するための活動を行ないます。最近ではリクルーター制度の企画や、オリジナルの採用イベントの企画、SNSを使った採用活動など、採用手法も多様化しています。これらを企画・運営するのも人事です。

(ⅲ)教育・研修関連

人材の研修・教育業務を行ないます。研修と言っても、すべてを人事が行なうことは少なく、マナー・スキルアップ研修などは外部の会社に委託することも多いです。委託する先との調整なども行います。外部に委託する際に、自社の社員にどのような研修が必要かを立案し、コーディネートするまでは人事の仕事です。

(Ⅳ)評価関連

職員にモチベーション高く働き続けてもらうための「目標管理制度」や、成果をあげた人がきちんと評価を受けられるための「評価制度」、成果を還元するための制度などを構築する仕事です。ここでは公平性や透明性を求められます。

(Ⅴ)労務関連

社会保険手続、勤怠管理、給与計算、健康診断、福利厚生業務や安全衛生管理などが主な仕事です。書類やデータを取り扱うことが多く、派手さはありませんが、どれをとっても職員が安心して働くために必要なことばかりです。最近では職場での過労死やうつ病の発生が社会問題になっており、メンタルヘルス対策にも注目が集まっています。



(3) 渉外・調整

広報活動、議会対応などが主な内容です。

(4) 文書

文書の管理です。

2.本省・本庁以外における総務・庶務

大きく分けると5つに分類されると思います。

(1)総合調整・渉外業務

(2) 経理業務

(3) 給与・旅費・福利厚生
  
(4)施設維持管理・アウトソーシング管理業務

(5)IT管理


(1)総合調整・渉外業務

 こちらは事業所などの中間管理職が行う業務になります。組織目標を作成したり、事務分担の調整、対外的な課題・問題への対応、職員の任用関係など多岐にわたります。支出案件に際しては、決裁に上がってくる書類は全て目を通し、間違いがないか確認します。また、対外的な広報などを担うことも、組織を運営するんだという気概や意識を持ち、取り組まないと、ややもすると事業所の業務が停滞してしまいます。

(2)経理業務

どんな組織でもそうですが、すべての事業を内部だけで完結させることは不可能です。専門家が揃っている組織であっても外注しないと処理できない業務は必ずあります。そのような時に、業者への依頼・調整・契約処理・検査・支払いなどの一連の流れを担うのが、この経理業務です。

この外注業務には、具体的にどのような業務があるのでしょうか。例えば、事務所等の維持管理的な、雑務的なところからいけば、ビルの窓ふきなどの清掃業務からはじまり、HPの維持管理、業務に使う各種システムの保守管理、警備会社、便所清掃イベントの運営業務、広報チラシの作成など、専門的な知識のない公務員への委託、便所清掃まで、自らの組織は自らで維持するしかないので、それら業務も自分たちで行う必要があり、ここにも総務。庶務的な仕事が絡んでいます。自分たちでできない仕事は、ほとんど外注することになります。また、事業所の進める事業を広く周知するために著名人を招いての講演会などを行えば、講師の手配、連絡調整、謝礼や経費の支払いなど、契約だけでなく、支出事務の処理など、対外的ないろいろな業務が考えられます。

予算の管理も経理が行います。その事業所で、今後進めていきたい事業をとりまとめて、本省・本庁などの予算部署に掛け合い、予算を取ってくる仕事、また、限られた予算の中で、その事業にどれだけのお金を使うのか、工夫を凝らして考え、予算計画を立てます。それに、基づき、先ほど言った契約などの手続きを踏んで、どんどん執行していきます。

物品の購入も経理の仕事になります。事業所の中で、業務が停滞しないように物品の管理を行う必要があります。

(3)給与・旅費・福利厚生等

職員の給与や報酬、旅費などの必要経費の執行、福利厚生に関する諸手続き(社会保険、各種サービス等)などを処理します。基本給はシステムで一括管理されているところがほとんどですが、その事業所に特有のものや、属人的な要素が絡む手当のなどの支給については、事業所の職員で個別に対応するほかありません。基本的にはシステムで処理できない部分を補完するような仕事が多いでしょうが、所得税・住民税の処理や、社会保険関係の手続きに関しては、比較的専門的な知識も要求されるため、専門的な知識がないと意外と苦労します。それでも、自分の給料がどのように支払われ、どのような仕組みで、社会保険のシステムが成り立っているかとなど、基本的なことを身に付けることができます。

(4)施設維持管理

組織によって特有の施設がありますが、それら施設のメンテナンス、修理などを発注したりします。日常で起こりうる様々な事案に迅速に対応する必要があります。ここも、総務。庶務担当の職員が、業者を選定し、調整、発注、契約、支払いなどの一連の流れを簡潔さえ、適切な施設運営に貢献します。

(5)IT管理

組織内でのパソコン、プリンター、共有サーバなどの維持管理業務です。日々職員が問題なく円滑に、業務に臨むためには、必須の業務になるかと思います。




以上が、ざっくりとした、総務・庶務に関する内容です。ありがとうございました!!

  

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官公庁の総務・庶務は企画系エリート集団?!出世に関わる重要業務を民間と官公庁の違いを示しながら解説!!

 

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 これまで、リアルな仕事内容などを詳しく、紹介してきましたが、派手な部分、事業企画などの大規模な仕事に関する内容が多かったと思います。

 

 しかし、公務員の仕事は前の記事でも書いた通り、非常に多岐に渡ります。企画・調整など、花形と呼ばれる部門で活躍できるのは、限られた一部の人間というのが実態です。
 

 ただ、こと組織での出世というものを考えると、実は公務員組織ではこれら華々しい事業に携わった人が出世するとも限りません。むしろ、事業畑でバリバリやっている人は現場に残りたいという方も多く、それほど出世しないキャリアを選択している人も多いです。

 

 なので、出世したい人は、華々しい事業に携わらなかったからと言って、あきらめることはないと思います。そこで、実際に公務員の仕事の中で大多数を占め、かつ、マスターすることができると出世に近づく仕事とはどんなものなのでしょうか??

それは、ずばり..................

「総務・庶務」系の仕事です。

 ここで、いきなり「総務・庶務」の仕事と言われても、よくわからないですよね。
「総務・庶務」の仕事とはいったい、どのような仕事なのでしょうか??

 説明する前の大前提として、認識しておきたいのが、公務員業界と民間では、「総務・庶務」の内容は異なる部分が多いということです。

まずは、民間業界でいう「総務・庶務」の内容を考えてみましょう。

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民間業界では、総務・庶務の仕事内容はヒト、モノに関する雑務を言うのが一般的です。
総務・庶務部署に配属される担当者は、主に以下の業務を担当します。

〇受付事務・電話対応
オフィスの来訪者や代表電話の受付・案内などです。来訪者に茶菓を提供することもあります。あくまで受付なので、業務に関する質問に答えたり会社の見解を示したりすることはありません。それらを行うべき担当部署へ繋ぐ役割を果たします。

〇施設管理
オフィスの開錠・施錠、会議室の予約管理、駐車場の管理、電気設備・水道設備などの維持管理など、社員が建物・施設を円滑に利用するための業務です。

〇予算管理
社内、もしくは営業所内、支店内の予算の管理を行い、円滑な事業所運営を支えます。

〇給与・旅費・諸手当の支給・処理
職員の諸手当や必要経費の管理を行い、適切に支給するための業務を行います。

〇文書管理
株主総会、取締役会での議事録、社外との契約書、その他社員名簿や株主名簿など、社内文書を整理してファイリングしておきます。

〇清掃
執務スペース、トイレ、給湯室、屋外敷地等の清掃、ゴミの回収・廃棄です。ほとんどの会社では、これらの業務を外部の清掃業者に委託していますが、その連絡業務を庶務が担当します。

〇物品調達・管理
文房具・コピー用紙等の消耗品の発注・管理、名刺の発注、ICレコーダー、デジタルカメラ、CDディスク、携帯電話等の貸与品の管理、複合機(コピー機)のメンテナンス依頼などです。小型の機械や営業車などの利用管理は、各々の部署に配属された庶務担当者が行うケースが多いようです。

〇資料作成補助
各部署に配属された庶務担当者は、企画書やプレゼン資料のコピー・製本、配布、原本のファイリング等も行います。

〇伝票処理
仕入れ伝票や、売掛・買掛伝票など、会計に関する書類を処理して、整理します。

〇小口金管
臨時的に業務に必要なちょっとした物品や、振込手数料など、小学のお金の支払いに要する現金の管理などを行います。

〇ファイリング
社内の資料の整理を行います。

〇データ入力
見積・納品・請求などに関するデータを入力して、営業の補助などを行います。

 

 以上が民間業界でいう総務・庶務の仕事です。

 

 上記で見てきた民間の総務・庶務部門は少々地味なものが多かったのではないでしょうか??民間企業でいえば、営業・企画系の部署が花形で、会社内でも重要視されていると思います。

 

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 しかし、官公庁における総務・庶務部門は、全く認識が異なりますし、内容も多岐に渡ります。

 

 派手な仕事ではないかもしれませんが、非常に重要な役割を担っていることが多いです。官公庁業界の中では、総務・庶務部門は比較的、出世コース、エリート集団が集う場所との理解が一般的になっています。

 

 これは、仕事のやりがいや、充実とは無関係なのですが、重要度は民間の中でのそれよりもかなり高い位置にあるということです。

なぜこのような認識になるのでしょうか??

 それは、官公庁の業務は基本的に、利益追求や実績を数値化するような仕事がほとんどないので、内部・外部の機関や人間と調整して、時には、いろいろな団体の間を取り持ち、利害の調和を図りながら一つの結論に持っていくというような仕事が多いからです。

 そんな中において、総務・庶務部門は、調整の過程で生じる様々な業務や課題が降ってくる部署です。各種調整に追われる職員は非常にタフで精神的にも強くなければ潰れてしまうので、優秀な人を集める傾向にあります。

 官公庁における総務・庶務に関する仕事は、事業・企画部門に比べると、細かい調整や、事務処理が多い上に、対外・対内問わず高いコミュニケーションスキルも必要とされるため、総合力の高い人間が求められています。会社の主要業務が調整・折衝という組織は民間では、ほとんど見かけませんが、官公庁や公的機関ではそれが一般的です。これは本省・本庁・出先機関・事業所問わずどこにいても同じだと思います。

 民間企業では、クリエイティブな発想や、類いまれなる実行力・行動力で、あらたな価値を生み出し、収益をもたらす人材が会社にとって出世させるべき人材だという認識で相違ないと思います。そして、たいてい、そういった人材は、細かなことは気にしない、豪傑な人間であったりすることが多く、バイタリティあふれた人間が会社を成長に導くのだと思います。そのような人間に総務・庶務のような仕事は任せられないし、向いてもいないのではないので、そういう方たちは、総務・庶務を経験せずに出世していくのではないかと思います。

 しかし、公務員の世界では、事業企画畑の人間と、総務・庶務畑の人間で性質が異なり、たいてい総務・庶務畑の人間が出世することが多いです。

 

 中央官庁の場合、省庁全体の企画・調整は大臣官房の担当ですが、官房と同列の各政策部局内の運営計画の策定、業務運営体制の整備、局内外の連絡調整等は、一般的に総務課が担います。
 

 例えば、最も権力を持っている官庁と言われる財務省の5局は、いずれも筆頭課として総務課を置いています。また多くの地方自治体が設置している総務局も、概ね組織運営に関する企画・調整を行っています。
政界に目を向けても、自民党では、総裁・副総裁に次ぐ党三役の一人は総務会長ですが、総務会の役割は、「党の運営及び国会活動に関する重要事項を審議決定する。」(党則第38条)と定められています。

 また、地方自治体では、国と住民の間で板挟みになりながら、利害調整を行うことになるため、これらの傾向はより顕著になります。さらに、組織規模が大きい小さいにかかわず、様々な種類の部署を抱えている上に、上下水道・港湾・教育委員会など、現場の人員を抱えているため、それぞれの現場事務所などでの組織運営のために、予算決算・経理業務・施設管理などの民間企業とも共通する総務・庶務的な仕事が多く存在しています。

 

 これら仕事のスキルを高めていくことが、公務員組織において、出世する必須の条件になると思います。地味な仕事ではありますが、おそらく多くの若い方が一度は経験する分野であり、この配属のタイミングで如何に、まじめに仕事をして、事務処理能力・調整能力を高めるかで今後のキャリアに大きく影響してきます。そのため、腐らずに、目の前の仕事を真剣に取り組むことが、今後の自分の人生が実りの多いものになるための一番の近道です。

 

 次の記事では、具体的にどのような仕事があるのかを見ていきます。ありがとうございました。

 

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公務員の仕事って??イベント企画に関する業務の裏側をどこよりも詳しく紹介!!

 

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産業分野において、最もやりがい・達成感を感じることができる仕事、また、仕事人としてのオールマイティーな、幅広い能力をバランスよく発揮しなければならない仕事。

 

イベント企画業務

 

について、実体験をもとに紹介していきたいと思います。

 

地方の時代と言われている現在、地域に根付いた、町おこしや、産業振興に役立つプランを穣極的に打ち出していくことも、公務員の大きな使命だと思います。この企画業務、いわゆる、対外的な発信事業で、一番イメージ、想像がつきやすい業務が、大きな会場を借り上げ、多くの人を集客して、その地域のことを知ってもらうような、総合展示会のようなイベントがあげられると思います。税金を投入してイベントを開催するので、投入した税金以上に産業への貢献、地域への貢献につながるのかを、常に考えて企画する必要があることを念頭において、取り組む必要があります。また、イベントの企画は決して、ある自治体一つや、ある省庁単独などで開催できるものではなく、様々な関係者、団体などと一致団結して、開催することを忘れてはいけません。

常に目的意識を持って進めていくことが大事になります。

ここから先は、実際に私がイベント企画業務に携わった経験を紹介していきたいと思います。

 

目次)

 

 

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1 総合展示会の企画

 

私がかかわったのは、以下のようなイベント企画です。

 

【実用化した展示・実演】

医療・福祉、精密機械、環境、情報などの技術・製品の展示

【ビジネスマッチング会・セミナーの開催】

・業界関係者による最新動向や関連技術を紹介し、関連産業への参入を促すセミナー

・メーカーによるプレゼン・実演を通して製品、システム紹介を行い、商談の場を提供するマッチング会の実施

【各種体験等】

地域の学生向けに興味を喚起する企画

 

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2 スケジュール

 

イベントの開催はだいたいが秋口に集中しています。これは、公務員組織の予算取りのシステムにも関連しています。たいていの公務員組織は、4月当初から使うための予算を前年の10月ころから、作成し始め、2月議会などで審議され、4月の開始までに議決されます。なので、事業開始は原則4月からなので、準備期間等を考えると、だいたい10月、11月あたりが多くなります。

以下が、だいたいの参考スケジュールです。

 

期間           業務

10月~11月    内容検討、参考見積もり徴取、予算書作成

1月~3月           公募要領・仕様書作成

4月           プロポーザル公募開始

5月~6月           審査会、出展案内作成、訪問先整理、出展者募集開始、協力企業への    

        依頼・訪問の開始、各種イベント企画、要職のスケジュール確保

7月           体験コーナー検討、マッチング企画検討、各関係機関後援依頼

8月           出展者募集〆、セミナー講師選定

9月                     来場者募集、マニュアル作成、来賓への出席依頼文、セミナーテーマ等 調整、チラシ・ポスター、HP校正、広報活動開始

10月                  出展者マニュアル作成(出展者説明会)、チラシ、ポスター、HP完成、 各種イベント最終調整、セミナー進行調整

11月        開催

12月        アンケート集計、開催報告書作成など

 

このスケジュールの中のそれぞれの業務を紹介していきます。

 

(1)公募要領・仕様書の作成

イベント等を開催するにあたっては、担当者のみの直営で行うことがほぼ不可能です。なぜなら、イベントの開催などは、様々なノウハウを結集して開催するものであり、省庁や自治体の職員はそのような道の専門家ではないからです。そこで、民間のイベント企画などを手掛けている会社に運営などを委託して行うことが大半です。そこで、委託して実施する際に、どのような趣旨で行うのか、どのような企画内容にするのか、開催するにあたっての予算額、その他あらかじめ決めておくべき仕様などを記載するのが、「公募要領」と呼ばれるものです。民間の事業者は、この公募要領を基にイベント事業を引き受けることができるか検討することになります。民間事業者は引き受けたことにより、採算がとれるのかどうかを良く検討することになるので、公募要領・仕様書を作成する作業は非常に大事になります。仕様書と呼ばれるものは、契約する事業者が決まった後で、事業者に対して正式な依頼内容として出すものです。公募要領の内容を基に作成するので、ほぼ同じ内容です。

 

(2)プロポーザル審査会

 聞きなれない言葉ですが、これは、公務員組織において、受注者を決める際の手続きの一つです。公務員組織における業者の決定方法は、主に競争入札随意契約があります。競争入札は、契約締結に必要な条件を一般に公告し、不特定多数の業者に参加させ、最も有利な価格を提示した事業者と契約するオークションのようなものです。一方、随意契約は、いろいろな要素を総合的に判断して、発注者側が任意に特定の相手方を選んで契約する方法です。ここでは、イベントの運営など、価格だけでは判断できないような事業の委託先を決定する際には、随意契約を選択します。随意契約においても、恣意的に、業者が選ばれることが、内容に、受託を希望する事業者にプレゼンなどをさせて、一番いい提案をしている事業者を採用するという方式をとることが多いです。この方法が、プロポーザルと呼ばれる随意契約の方法です。なので、このプロポーザルに応募する事業者は、先に述べた公募要領などを見て、事業の内容を理解し、趣旨に沿った独自の提案を考えてきますので、イベントの最初の土台となる、公募要領や仕様書を作る作業はイベントの骨組みを考えることができるので、非常にやりがいがあると言えるでしょう。

 

(3)出展者集め・セミナー等の依頼

 運営の事業者が決まれば、いよいよ、運営事業者とともに、イベントの詳細を詰めていきます。一番、大変な作業は、イベントへ出店したり、講師として来てくれたりするような方々を探してきて、イベントへの協力をお願いすることです。これは、全国津々浦々を回り、地域を盛り上げるための企画を持ち寄ってくれるような方々に会いに行き、直接交渉をしていきます。非常に困難な仕事ですが、やりがいはあります。

セミナーの講師などを依頼する作業も、中々困難ですが、楽しい仕事です。セミナーの趣旨を検討して、テーマを決めて、そのテーマにあった話ができる人を様々な業界から探してきます。趣旨に納得していただかないと話をしてもらえないので、あらゆるコネクションをフル稼働させて、仕事に当たる必要があります。

 

(4)チラシ・ポスター作りやあらゆる広報活動

イベントを開催するにあたっては、より多くの方に企画の存在を知ってもらって、注目度を上げていくことは、かなり重要な業務になります。チラシや、ポスター作りにあたっては、運営事業者だけでなく、その業者から派生してくる、デザイン会社や印刷会社と連携して、綿密な打ち合わせを何度も行いながら、イメージを形にしていく作業を行います。何度も校正を重ねながら、チラシ・ポスターを作成していく業務は非常におもしろい仕事です。また、HPSNSなども活用して、興味をそそるような、また、申し込みがしやすくなるよう、いろいろな工夫を重ねていくことも醍醐味の一つです。また、マスコミなどにプレス発表などを積極的に行えば、時にはテレビや雑誌など、興味を持った媒体から、アプローチを受け、メディアデビューができることもあります。こういった経験はのちの、仕事の経験値だけでなく、今後の人生の糧になる非常に有益なことであると思います。

 

(5)来賓への対応

公務員の仕事のスキルとして、外部の有識者への対応というのはどの仕事を担当するにしても、重要なスキルだと思います。特に、こういった企画ものの仕事には、イベントを引き締まったものにするために、著名な方に開会式などに参加していただき、祝辞や挨拶をしてもらうことが良くあります。まず、来賓対応の仕事として、一番重要なのは、参加してもらう人間を確保することです。当たり前のことですが、きちんと趣旨を理解してもらい、スケジュールを確保して、参加してもらうことを確約してもらわなければ、だれも来てくれません。そういう意味でこれまで組織で付き合いのある著名人へアプローチし、出席を確保していきます。そして、出席を確保した後は、開催までの間に、正式な依頼文を送ったり、当日のスケジュール調整や、送迎の手配、イベントが詰まっていくにつれてこまめに概要のレクを行うなど、こまめにいろいろな調整をしていく必要があります。これは地味な仕事ですが、イベントを引き締めるための裏方の大事な仕事になります。必ず、来ていただく方に失礼のないよう念入りに行わなければなりません。社会人としての対外的な対応能力が鍛えられることになるでしょう。

 

(6)内部調整

 内部からも、要職の出席を予定しているのであれば、こちらもきちんと調整を行う必要があります。企画内容の説明、代表のあいさつ文の作成、スケジュールの調整、送迎等の手配など、様々なロジを組む必要があります。この、ロジと呼ばれる、各要人の動きをうまくコントロールするスキルは、公務員として生きていく上では、身に着けているとかなり重宝される能力ではあります。

 

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3 関係者

(1)主催者としての業務

  主催者として、プロポーザルによる運営委託事業者の決定、委託事業者と協力して、コンテンツ調整・交渉、来場案内、各種イベント企画を行う。

 

業務は以下のとおりです。

・会場予約

・委託事業者決定・契約

 ・協力企業・期間訪問・協力依頼(大手企業・学校への依頼、体験ブースコンテンツ集め、セミナー講演者など)

 ・広報(各種広報媒体、関係機関への周知、マスコミ)

 ・後援依頼

 ・各印刷物の校正及び確認

 ・セミナーの企画・運営

 ・オープニングセレモニーの企画・運営

 ・要人、来賓の調整

 

(2)運営委託事業者  

運営委託事業者で行う業務は以下のとおりです。

 ・全体運営マニュアルの作成

 ・外注業者との契約(設営・印刷・HP・バス等)

・配布資料の作成(出展・来場案内、ポスター、ガイドブック)

 ・出展の受付、出展者への連絡

 ・出展者マニュアルの作成

 ・配布資料作成の為の企業からの提出物の受付、出展費の徴収

 ・セミナー等の設営・運営・準備等

 ・来場者数・アンケート集計

 

4 開催準備

 

(1)委託先決定・契約・事業実施・支払いまでの流れ

 ①公募要領・仕様書作成

 ②公募開始(HPアップ)

 ③説明会開催

 ④審査会開催

 ⑤審査結果通知

 ⑥契約候補者打ち合わせ

 ⑦契約

 ⑧事業実施

 ⑨実施結果報告

 ⑩支払い

 

(2)関係機関への後援依頼

 開催に際して、国、市町村、研究機関、経済団体、支援機関、金融機関、大学、マスコミなどへ後援依頼を行う。

 

(3)セミナー等の企画

 ビジネスマッチングなど商談の機会を増やすためのセミナー等各種併催イベントを実施する。

 

 ①講師依頼のための交渉

 ②依頼文発送

 ③講演内容等の調整

 ④セミナー開催告知文書作成

 ⑤講師謝金等対応

 ⑥進行シナリオ作成

 ⑦椅子・マイク・プロジェクター・スクリーン・パソコン・ケーブル・配付資料等の準備

 

以上、ざっくりですが、イベント企画に関しては、かなりの業務量があります。これを、担当者がいろいろな人に仕事を割振りながら、進めていくのは非常に高度な技術となります。これら業務が産業振興に関しての主な業務ですが、公務員人生にとっては本当に有意義なものになることは、ほぼ間違いないでしょう!

 

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公務員が担う産業振興に関する仕事を解説!!~補助金業務編~

 長らくブログを更新しておりませんでしたが、いよいよ産業分野における具体的な業務について、紹介していきたいと思います。

 

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補助金業務

 

 補助金とは、各組織の財源の中から、特定の基準や条件を満たしている者に対して、お金を交付する事業というのが、ざっくりとした概要になります。ですので、産業分野だけに限らず、いろんな分野で補助金事業を行っています。いわば、補助金事業は、公務員の仕事の中で一番感謝される仕事の一つではないかと思います

 

 さて、産業分野における補助金業務の一番の趣旨は、地域の有望な製品、技術の開発を行う企業を資金的に援助することにより、地域の経済を活性化させることです。また、資金的に援助することで、その地域に企業が進出しやすくなるので、企業誘致にもつながります。

そういったことから、各組織で核となる事業として、位置付けられていることが多いです。やはり、なんといってもお金に関する話ですので。

 

産業分野の場合は企業に対しての補助金が多くを占めますので、公務員の仕事では、中々会えないような、人にも会えたりします。

例えば、地域で、新しいビジネスを立ち上げたベンチャーの起業家や、大手企業の幹部など、様々な方が考えられます。こういった出会いの中で、刺激的なドラマが繰り広げられるわけですので、その仕事を一つずつご紹介していきます。

 

目次)

 

 

1.補助金のスキームの作成

 まず、補助金事業の枠組みを検討します。補助金事業をするにしてもいろいろ決めることがあります。

(1)趣旨

 ベンチャー企業の掘り起こしを行うため、創業者に対して資金を投下する、革新的な技術を開発している事業者に対して資金を投下する、町おこしに資する取り組みに対して、資金提供を行うなど、様々なニーズに応じた趣旨を決める必要があります。

(2)条件の設定

 〇〇市、〇〇県に本社または支社を持つ企業のみが申請可能とする場合や、または、2,3年以内に進出することが決まっている、または検討していることを条件とするなど、申請企業の条件などを決めます。

 また、申請金額の上限なども決める必要があります。これは、各事業の予算にもよりますが、例えば、予算上限が、1億円あるとして、大体何社くらいの申請がありそうか過去の実績等から積算します。5社程度を採択しようと考えた場合は、割る5で、一社につき2500万というような感じで、上限金額を決定します。

また、〇〇市に本社がある企業は、事業総額の3/4、域外企業は1/4などと決めます。事業総額が2000万円で、〇〇市に本社がある企業がいれば、1500万円の補助金をうけとることができるというような形です。これは、上限金額の2000万円を越えていませんので、条件も満たしていることになります。こういう風に事業の特性に応じて様々な枠組みを決めます。

2.公募要領の作成

 公募するにあたっての、要項や要領を作成して、HPなどに公開して、補助金を活用する事業者を募集します。要項や要領を作成するにあたっては、先ほど紹介したスキームを参考にしながら、条件、申請上限金額だけでなく、どのような事業経費が、認められるのか、審査のスケジュールや、検査の日程など、申請を検討する事業者が、事前に知っておくべきことを、詳しく記載することを意識しながら、作成していきます。ここで、認識の齟齬があると、補助金を活用する事業者の事業計画に影響を与えることになるので、慎重に作成していきます。例えば、公募要領の書き方が悪いと、認められる経費と認められない経費が曖昧になり、採択後に、事業進めていく事業者が混乱することになります。

 中小企業庁のHPに公募要領が乗っているので、参考いただければ、どんなものを作成するのかイメージが湧きやすいかと思います。

 http://www.chusho.meti.go.jp/shogyo/shogyo/2017/170810machinakakoten.htm

 

3.申請書の確認

 公募を開始すると、いろいろな企業から、申請書が提出されたり、事前の相談に多くの企業が役所を訪れます。相談に来る内容としては、

「申請書の書き方がわからない」

「事業内容が条件に合致しているのかどうか」

「具体的にどのような事業経費が認められるのか」

「審査に通る可能性は?」

「事業内容のPRを兼ねた挨拶」

などが多いです。

また、補助金事業の種類によっては、100件以上など、数多くの申請が上がってくるものもあるため、申請書の確認や事業相談などを、外部のコンサル機関等に委託してしまうこともあります。外部に委託した場合でも、委託事業者が、きちんと申請を処理できるよう、こまめに連絡調整を図りながら、かじ取りを行う必要があります。この申請書の確認作業は、一番最初の入り口なので、非常に重要な仕事になります。

 

4.審査会

 申請書の受付が完了したのち、審査会の準備に入ります。もちろんですが、予算の上限との兼ね合いもありますので、申請してきた企業全社が補助金を受けることができるわけではなく、事業内容を審査したうえで、絞り込みを行う必要があります。この作業を審査会の中で行っていきます。具体的には、外部有識者(工業会、医師会、大学、国の役人など)を集めた場で、申請事業者がプレゼンテーションを行い、事業内容を採点し、採択する企業を決める作業です。審査会の開催を調整する作業は、かなり骨の折れる作業といえます。

作業としては以下になります。

(1)審査会に参加する委員(外部有識者)などの連絡調整

日程調整だけでなく、審査するにあたっての事業内容の説明や、申請企業の概要などを、説明する必要があります。外部有識者は、各界、各層の著名な方にお願いすることが多いので、非常に忙しい人が多く、また、中には多少気難しい人もいるため、扱いを間違えるととんでもないことになります。かなり気を遣いながら進めることになります。調整はほかにも、当日の弁当の手配、審査会会場までの交通手段の確保、タイムスケジュールの提示、当日の資料作成、司会進行など、やることは山ほどあり、それらを完璧にこなす必要があります。

(2) 審査会へ参加する企業への連絡調整

当日のプレゼンテーションまでに、審査会に参加する企業へ、当日のスケジュールや、資料の集約など、必要な調整を十分に行う必要があります。この連絡調整がうまくいかないと、企業との軋轢を生むことになります。

(3)審査会後の採択企業への連絡

審査会での採択企業の決定後に、企業へ連絡します。

 

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5.補助金の支出までの流れ

 補助金の企業への支払いは、原則、すべての事業が完了した後になりますので、年度末に支払うことになります。この支払うまでにも様々な業務を処理しなければなりません。

(1)事業の進捗管理

 補助金に採択されたということは、貴重な財源をその企業に支払うことになるので、適切に事業を進めていくか管理していかなければ、補助金の支出が無駄になってしまいます。そのために、企業との定期的なヒアリング等を実施し、事業の進捗状況について、聞き取りを行う必要があります。採択企業が多ければ、外部の専門家などを事業の管理マネージャーとして雇ったり、委託したりして、定期的な管理をさせることもあります。いずれにしても、担当職員が、状況を把握しておかなければなりません。

(2)経費の精査

 年度末に補助金を支出すると先ほど述べましたが、年度末にすべての経費が正しく計上されているかをまとめてやるとなると、かなり膨大な作業になりますし、年度末に補助金に計上できない経費を支出しまっていることがわかっても、後戻りすることがかなり厳しい状況になり得ますので、定期的にこれも確認する必要があります。経費は、消耗品費、備品費、研究開発費、外注費、委託費、人件費、間接経費などがあげられますが、それぞれの項目について、必要な書類がそろっているか、適切に支出されているかを丁寧に確認していきます。例えば、消耗品等であれば、合い見積もり(2社以上から見積をもらうこと)がなされているか、発注書、納品書、請求書、領収書がきちんと保管されているか、委託費であれば、委託契約がきちんと結ばれているか、事業者に不利な内容になっていないか、委託契約の相手方に便宜供与するような内容になっていないかなど、様々なことを確認します。これも、事業進捗管理と同様に、専門家に委託することもありますが、担当職員もきちんと状況を把握しておく必要があります。頻繁に委託者と連絡を取りながら、対応していく必要があります。

(3) 補助金の支出手続き

 上述した作業をすべて終えたのちに、年度末に最終的な取りまとめを行い、支出手続きに移ります。この支出作業は、各企業の書類が整っていれば、スムーズに進めることができます。各省庁や、自治体組織のシステムにのっとって、支払いを行います。支出の件数が多ければ、多いほど、作業量が当然増えるので、スケジュールの管理が重要になります。企業へも事前に必要書類の概要をきちんと伝えておかないと、支払いが遅れ、トラブルのもとになるので、スケジュールの管理が重要になります。

(4) 事業成果のPR業務

 税金を使って、企業に補助金を出しているのに、どんな成果が上がったか社会に知らせていき、還元していかなければ、補助金事業が何の意味も持ちません。そこで、補助金を活用した事業者に事業成果を発表してもらうような場を設けたり、展示会への出展をあっせんしたり、ビジネスマッチング会を開催したりする業務を行います。

(ⅰ)成果発表会

 企業へ連絡して、プレゼンテーションの実施を依頼し、資料の作成をお願いします。また、外部の有識者などにも連絡して、祝辞をいただいたり、大臣、政務官、局長、知事などの要職の出席を調整したり、会が盛大に実施され、マスコミにも広く取り上げてもらえるようなことを実施する必要があります。

(ⅱ)展示会への出展

 出展を希望する企業の取りまとめを行い、取りまとめて出展する企画を行います。展示会にいったことがある方はわかるかと思いますが、良く「〇〇省〇〇事業を活用した企業の紹介」などと銘打って、展示しているのを見かけることが多いかと思いますが、その企画がこれに当たります。興味のある方は見に行ってみていください。

(ⅲ)ビジネスマッチング会

 補助金を使って開発したものや、部品などをほかの企業などに売り込み、事業化、ビジネス化につなげる取り組みです。外部の専門家に任せることが多いです。

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 以上が具体的な内容です。次回は、イベント企画などの業務について、紹介していきます!お楽しみに!!

 

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一番のやりがい・一番の楽しさ・一番の成長を感じた部署の解説!!~産業振興に関する仕事~

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まず、最初の業務紹介は、

 

産業振興に関する仕事

 

です。

 

説明会やインターンなどで、紹介される業務としてはナンバーワンなのではないでしょうか??

いわゆる花形部署と呼ばれる仕事にはなるかと思います。

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熊本県HPより引用 

ざっくりの内容としては、経済活動(産業、農業、林業、漁業などすべて含める)を活性化させることを通じて、その地域や国の活力を高めていくための仕事をする部署です。かなり民間の営業と似た仕事内容になることも多く、希望者も多い部署です。大体スポットライトが当たるのは、産業分野に関することが多いですが、(私も産業部門に関する仕事を長く経験しました)それが以外にも、幅広く、手掛けているのがこの部署です。

 

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 ※秋田県HPから引用

この部署内で想定される仕事は、大体どの自治体(主に県庁などの)でも、以下に大別されるかと思います。

 

1.総務部部門

2.商工・産業部門(私が長く居た部署)

3.金融部門

4.観光部門

5.農林水産部門(地方自治体によっては独立している場合もある)

これらを順に説明していきます。

 

1.総務部門

これはどの部署にもあるので、これといった特徴はないのですが、部署の中では重要な役割を果たしています。

一番は何と言っても予算です。

 

公務員にとって(民間企業でも同じでしょうが)、予算は何の事業をするにしても必ず制約としてついてきます。

例えば、新しくイベントを始めるという方針が係で決まったとします。そのイベントの担当者になった場合は、そのイベントにいくらかかるのか試算しながら、予算書というものを作成していきます。予算の積み方は後述するため省略しますが、これはかなり骨の折れる作業です。こうして相当苦労して各係が作った予算書を精査するのが、総務部門です。

実際は、予算は産業振興グループはじめ、教育、都市整備など、それぞれのグループで取りまとめられ、財務グループで最終のオッケーが出れば、執行いうことになります。財務での査定が一番厳しいのですが、この財務での査定に進む前に、まず、各グループの総務部門で査定を受けるわけです。

ここでは、財務で門前払いを食らわないために、仲間といえども、各係から上がってきた予算書を徹底的に絞ります。理屈の通らない予算の積み方をしていれば、どんどん注文を付けて各係に作りなおさせます。いわゆる予算の門番になっているわけです。なので、かなりの肉体・精神の充実が要求される部署ですので、エリートコースを歩んでいる職員が配属されることが多いです。

また、これは私の経験上は、自治体ごとに仕事の幅が違っている部分もあって、ある自治体では、予算の精査だけ行って、財務への予算書の説明は各係の管理職(担当が行う場合もあり)が行う場合や、ある自治体では、総務部門で予算を精査したのち、総務部門が予算書を引き継いで、財務へ説明する場合があります。圧倒的に業務的に厳しくなるのは、後者であることは言うまでもありません。

 

そのほかにも、そのグループ内の人事を扱ったりする人事の仕事や、広報(これはあくまでのそのグループの広報のみに関すること)などもありますが、一番の仕事はこの予算の精査があげられるかと思います。

 

非常にやりがいもありますが、毎年、残業時間数はトップクラスになる、非常にハードな仕事になることが多いです。

 

2.商工・産業部門

こちらの説明は分量が多くなるので、次の記事に引き継ぎます。

 

3.金融部門

 こちらは、金融の知識を駆使して業務を行う部署のため、元銀行マンや証券マンなどの中途採用の職員などが配属されることも多い部署です。これも自治体によってかなりの幅がありますが、銀行などと連携して、企業への融資の優遇策を検討したり、企業の資金繰り支援として、クラウドファンディングなどの手数料支援の政策を企画している自治体もあります。また、地元の商工会議所との関係を調整するような仕事もあります。

 

4.観光部門

 こちらは、非常に仕事内容が多岐にわたります。基本的には近年は、海外の観光客を呼び込むことが全国でのトレンドになっており、英語が堪能な職員が、海外の展示会に行き、PR活動を行ったり、広告代理店などと協力して、ポスターやテレビCM、動画など様々な媒体を使って発信する仕事が多くなります。外部の方との調整作業が多いため、コミュニケーション力の高さが要求されます。

 

5.農林水産部門

 農林水産物の安全に関する調査・指導、食育の推進、食品の生産情報の提供促進、食品産業の振興・育成はじめ、農畜産業の振興対策に関すること、水産業の振興対策に関すること、漁業の調整及び取締り、漁船・船舶・漁業等に関すること、林業・林産物の振興対策に関することすべてを網羅します。花形の部署としては、地域の特産品をPRするイベントを企画したりと、外部へプロモーションする仕事もあります。
【農業振興系の仕事の内容】
 〇農業改良普及、農業災害対策
 〇農業技術の普及・技術革新
 〇普及指導活動の総合支援
 〇農林水産業に関する試験研究
 〇農業担い手の育成、農業経営の法人化、農地流動化、企業等の農業参入、農業後継 
  者育成
 〇食料安全
 
続きは次回です。
 

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